La gestion administrative regroupe l’ensemble des processus qui permettent à une entreprise de respecter ses obligations commerciales, comptables, juridiques et fiscales. Elle facilite également le management des ressources humaines et financières pour l’atteinte des objectifs de productivité choisis. Aujourd’hui, grâce à la transformation numérique, certaines solutions digitales peuvent aider à optimiser chaque processus de ce pan essentiel de l’activité. Voici donc quelques astuces pour améliorer la gestion administrative de votre organisme de formation.
Plan de l'article
Automatisez les tâches administratives pour gagner du temps
Le temps est une ressource indispensable pour les organismes de formation. Il doit être utilisé de manière efficace sur les tâches les plus productives comme la recherche de nouveaux marchés ou la planification des actions pédagogiques. L’automatisation permet alors d’éliminer les processus redondants et chronophages sans diminuer l’efficacité des actions importantes. À l’aide d’un CRM spécialisé pour les organismes de formation, par exemple, il est possible de réduire le risque d’erreur humaine et de fluidifier la gestion administrative.
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Pour cela, choisissez la solution d’un fournisseur sérieux et expérimenté qui dispose idéalement de certifications internationalement reconnues dans son domaine. Les avis clients peuvent par ailleurs vous aider à faire le bon choix. L’utilisation d’un CRM adapté aux besoins de l’organisme de formation permet aux ressources humaines de se concentrer uniquement sur les tâches essentielles axées sur l’amélioration de l’expérience client et l’innovation pédagogique. Les fonctionnalités de ce type d’outil sont multiples :
- planification/suivi des actions de formation,
- gestion des dates d’intervention,
- organisation du travail des enseignants,
- automatisation de gestion des inscriptions, de l’envoi de convocations et d’autres documents liés à l’apprenant ou au suivi des paiements.
De plus, le CRM peut servir à concevoir et à modifier au besoin des parcours de formation. Il vous aide à gérer les tickets de suivi de la qualité des actions proposées grâce à l’organisation d’enquêtes de satisfaction en ligne.
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Simplifiez la conservation des dossiers et des documents
L’utilisation de solutions de stockage en ligne sécurisées pour archiver les documents (attestations, factures, conventions, etc.) est une excellente idée. Ceci évite tous les risques de perte, de vol ou de dégradation liés à la conservation physique de ces ressources. L’archivage numérique dans un cloud privé sécurisé permet par exemple de garantir l’intégrité et la disponibilité à long terme des documents pour une exploitation facile par des utilisateurs autorisés. L’activité du fournisseur doit toutefois être totalement en adéquation avec les exigences du RGPD. Vérifiez par ailleurs la pertinence de tous les protocoles de sécurité mis en place.
De plus, l’archivage numérique permet un gain considérable d’espace physique dans le local professionnel, car vous n’avez plus besoin d’aménager des places de stockage dédiées. Les coûts de conservation sont également réduits à long terme. Les systèmes de stockage digital facilitent ainsi la catégorisation, la recherche et le partage des informations. Une bonne gestion des dossiers permet de disposer de ressources fiables et authentiques à présenter aux autorités administratives, fiscales ou juridiques en cas de besoin.
Mettez en place un suivi efficace des formations et des apprenants
Un système numérique performant de gestion permet de suivre l’évolution des formations, des plannings et des évaluations grâce à un reporting régulier qui présente des indicateurs de performance. Simplifiez donc la génération de tableaux, de graphiques et de statistiques pour une analyse fiable de l’efficacité pédagogique et de la rentabilité de vos offres. Il s’agit d’identifier plus facilement les forces et les faiblesses de votre gestion administrative et opérationnelle. Ceci permet d’ajuster vos méthodes de formation et votre parcours client pour offrir des prestations actualisées et parfaitement en phase avec les réalités du domaine d’activité.